Список операторов электронной отчетности. Почему организацию ЭДО передали в коммерческий сектор? Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным

Хозяйствующий субъект взаимодействует с широким кругом лиц, как физических, так и юридических. При этом все они могут находиться на значительном расстоянии друг от друга. Обменивать документами на бумагах при этом достаточно проблематично и требует наличия определенного времени. В настоящее время на помощь бизнесу приходит система электронного документооборота, которая значительно ускоряет все бизнес-процессы.

Система электронного документооборота представляет собой обмен документами между сторонами в виде электронных файлов. Сегодня практически любая специализированная программа по бухучету или кадрам позволяет создавать документы в электронном формате, который признается положениями законов стандартным.

Но просто отправить созданный подобным образом бланк и при этом надеяться, что на основании его возникнуть правоотношения между сторонами нельзя. Чтобы придать этим документам юридическую силу необходимо, чтобы они подписывались специальной ЭЦП.

Система электронного документооборота включает в себя два уровня - он может быть построен внутри одной компании, или же выходить за ее рамки и осуществляться между сторонними организациями. Эти уровни могут быть построены отдельно друг от друга, или сгруппированы в одну единую систему.

Когда руководство предприятия примет решение об использовании системы документооборота внутри самого хозяйствующего субъекта, оно должно быть готовым к приобретению специализированного оборудования (сервера, оборудования для построения сети и т.д.) и программного обеспечения (Платформа ЭДО).

Внимание! Когда необходимо создать между хозяйствующими субъектами ЭДО, помимо выше перечисленного в системе должен присутствовать оператор электронного документооборота. На него, согласно законодательству, возлагаются обязанности по хранению, приему-передачи документов, а также проверки применения компаниями соответствующих ЭЦП.

Например, в настоящее время можно к такому оператору можно отнести «диадок электронный документооборот». Электронные бланки, которыми обмениваются компании при использовании данного оператора являются юридически значимыми, когда каждый субъект данных правоотношений поставил на документе свою подпись.

С кем можно обмениваться электронными документами

Электронный документооборот может осуществляться в зависимости от уровня: внутри фирмы - между работающими на предприятии лицами, внешний документооборот - с партнерами по бизнесу, разнообразными государственными органами, гражданами, посредниками при предоставлении информации. Также обмен документами можно осуществлять с провайдерами, регистраторами имен доменов.

Никаких критериев, установленных законодательством, с кем можно обмениваться электронной документацией, а с кем – нет, не существует. Главное чтобы у участника документооборота была в наличии , с помощью которой его можно будет идентифицировать в системе.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Главными преимуществами системы обмена электронными бланками по сравнению с бумажными является следующее:

• Возможность упорядочить систему делопроизводства - каждый документ в системе ЭДО имеет уникальный номер, поэтому присвоить повторно его другому документы нельзя.
• Возможность постоянного отслеживания каждого этапа прохождения пути электронного бланка - это можно делать в любой удобное время. Документ нельзя потерять, испортить, удалить. Так как любой документ в системе можно восстановить после удаления.
• Скорость передачи документа - бумажный документ необходимо либо лично, либо через посредников передавать его получателю, что требует затрат денег, времени и т. д. Электронный документ поступает его получателю мгновенно.
• Возможность различных версий - система периодически обновляется, но при этом сохраняется каждая конфигурация, которая позволяет использовать при необходимости различные версии.
• В системе возможно работать удаленно круглые сутки - данная система позволяет работать с документами удаленно из любой части земли в любое время.
• Возможность организации планирования в системе - так как каждый документ создается, поступает, обрабатывается в определенные даты и сроки, то их можно планировать.
• Удобный поиск необходимых документов - так как система упорядочена, то в ней легко можно организовать поиск по определенным словам и фразам.
• Возможность экономии бумаги - электронный формат документа исключает использование бумаги, а это позволяет ее экономить.

Основные недостатки

Несмотря на то, что электронный документооборот программы предоставляют огромные возможности по работе с документами, им также присущи и некоторые недостатки:

• Существенные затраты на приобретение и внедрение программного комплекса, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять 100 т. руб и выше;
• После покупки системы длительное время проходит ее настройка и внедрение;
• Нужно обязательно обучить всех пользователей, которые будут далее работать с системой.
• Обеспечить безопасность системы - определить права пользователей на доступ к документам, внедрить защиту от проникновения извне.
• В штате компании нужно иметь администратора, который будет следить за функционированием системы и вовремя решать возникающие проблемы;
• Для сохранности данных обязательно нужно регулярно выполнять резервное копирование всей базы данных;
• Если партнеры не используют ЭДО, придется совмещать электронный оборот и бумажный.

Функционал электронного документооборота

Каждая система должна давать возможность выполнять несколько действий:

• Выполнять действия с любыми документами - создавать, регистрировать, обрабатывать, согласовывать, контролировать исполнение и т. д.
• Определять документооборот внутри компании - определять маршруты движения документов, устанавливать права доступа к ним для различных пользователей, давать права нескольким пользователям на работу с одним и тем же документом.
• Создавать архив документов с возможностью поиска в нем.

При внедрении ЭДО пользователь должен получать все те же возможности, какие бы у него существовали при использовании бумажных бланков.

Наиболее развитые системы, имеющиеся на рынке, предлагают следующие возможности:

• Регистрация в системе всех документов - входящих, исходящих, внутренних, определение их дальнейшего пути обработки;
• Обеспечение единых правил обработки документов в каждом подразделении компании;
• Предоставлять возможность работы с каждым документом как единственному сотруднику, так и группе;
• Производить разграничение доступа как между отдельными работниками, так и между подразделениями;
• Использовать для всех документов единые стандартные формы;
• Вести контроль, что исполнение и согласование документа произойдет в строго установленный срок;
• Производить формирование различного вида отчетов по использованию и движению документов;
• Вести архивное хранение документов и фиксировать дату и имя сотрудников, которые запрашивали к ним доступ.

Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным

После того, как введен электронный документооборот в организации, все равно сразу не получится уйти от документов в бумажном виде.

На это существуют несколько причин:

• Некоторые партнеры не используют систему ЭДО;
• В организации существует множество бумажных документов, которые используются в текущий момент.

Есть несколько существенных отличий в работе с бумажными и электронными документами. Бумажный документ нужно сначала распечатать, а потом передать на подпись. В то же время электронный документ можно отправить адресату при помощи системы ЭДО. Бумажные бухгалтерские документы могут быть потеряны на почте при пересылке, в то время как за доставкой электронного документа следит система.

Одним из основных отличий в этих двух типах документов является их хранение. Документы в электронном виде могут быть сразу загружены в систему, и с ними сразу могут работать другие сотрудники.

Для бумажных документов в любом случае нужно создать архив, где они будут все храниться в упорядоченном виде. Кроме этого, любой бланк на бумаге, который попал в организацию, должен быть отсканирован и загружен в систему, чтобы с ним могли работать все желающие.

Таким образом, если в организации внедрен электронный документооборот, то всю работы с бумагами нужно вести в электронном виде. Если поступает бумажный документ, то его должен видеть только получивший его работник (например, секретарь), а все остальные должны работать уже со скан-копией.

Внимание! С контрагентом, у которого нет ЭДО, придется обмениваться документами в бумажном виде. Однако оператор дает возможность отправить электронный документ на электронную почту в виде специальной ссылки. Для ее открытия и подписания бланка потребуется ЭЦП.

Операторы электронного документооборота

В настоящее время на рынке функционируют различные системы и операторы электронного документооборота . У каждой из них есть свои достоинства и недостатки.

Самые популярные операторы ЭДО. Они образовали роуминговый центр, позволяющий обмениваться документами между пользователями разных систем:

Взаимодействие электронного документа с другими программами (1с и другие)

Когда система электронного документооборота встраивается в уже существующую структуру организации, он должна легко взаимодействовать с остальными, уже имеющимися, приложениями. Например, она должна легко работать с различными бухгалтерскими документами - счетами, актами, счетами-фактурами, накладными и т. д.

Во время своего взаимодействия система должна работать согласованно, и использовать одни и те же данные. Поэтому очень важно, чтобы выбранная система могла пользоваться справочниками, которые уже существуют на предприятии и используются другими приложениями, и при необходимости могла их обновлять.

Также очень важно, чтобы система могла работать и с различными источниками получения данных извне - электронной почтой, различными сайтами и площадками и т. д.

Когда принимается решение - какую именно систему внедрять в организации, в первую очередь нужно обращать внимание на поддержку уже имеющихся программ.

Внимание! Как правило, наиболее популярные, а потому активно развивающиеся системы уже включают в себя модули, поддерживающие самые популярные корпоративные решения - Парус, 1С, Oracle и т. д.

Например, программа 1С имеет возможность прямо из нее отправлять либо принимать различные бухгалтерские и налоговые документы, при этом производя их подписание квалифицированной ЭЦП.

Внес изменения в Налоговый кодекс РФ, которые позволили российским организациям обмениваться счетами-фактурами в электронном виде. Процесс обмена электронными счетами-фактурами утвержден в «Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи ». Отдельный Порядок представления документов по ТКС подробно описывает, как представлять электронные счета-фактуры в ФНС по требованию.

Оба документа четко оговаривают, что электронные счета-фактуры должны быть подписаны электронной подписью и переданы только через оператора электронного документооборота. В противном случае электронный счет-фактура не имеет юридической силы, по нему нельзя получить вычет по НДС, а также использовать для защиты интересов организации в суде.

Так кто же они — операторы электронного документооборота?

В законодательных актах РФ операторы электронного документооборота определяются как «организации, предоставляющие услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем».

В переводе на более простой язык это означает, что операторы электронного документооборота - это коммерческие компании, которые на конкурентной основе предоставляют бизнесу возможность обмениваться электронными счетами-фактурами и другими документами. Они обеспечивают для этого, во-первых, техническую возможность, во-вторых, безопасность передаваемых сведений, в-третьих, юридическую значимость счетов-фактур, в-четвертых, техподдержку пользователям при работе с электронными документами.

Подключиться к Диадоку

В Диадоке все входящие документы бесплатные, вне зависимости от способа работы в системе:

Какие компании могут быть операторами электронного документооборота?

Компании, которая предоставляет услуги обмена электронными документами, необходимо:

• уметь взаимодействовать с налоговыми органами, как в техническом, так и в организационном аспектах;
• иметь соответствующие лицензии для работы с сертификатами электронной подписи и средствами криптографической защиты информации;
• обладать ресурсами для регулярной настройки и доработки систем в условиях быстро меняющегося законодательства.

Сейчас этим требованиям наиболее отвечают компании, предоставляющие российскому бизнесу услуги электронной отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат, ФСС), так как технологически они наиболее близки к электронному документообороту между компаниями.

Почему ФНС или другая госструктура не могут выступать в качестве оператора электронного документооборота?

Обеспечение технических возможностей для электронного документооборота — это значительные затраты. В случае, если в качестве оператора ЭДО выступает госструктура, это будут бюджетные средства. Кроме того, в штат ведомства понадобится набрать огромное количество новых специалистов и обучить их. При том, что в России остро стоит проблема сокращения числа госслужащих, все это представляется трудновыполнимым.

Коммерческие предприятия предоставляют свои услуги на конкурентной основе. Поэтому они заинтересованы в качестве сервиса, развитии функциональности систем, лояльности свои клиентов, обеспечивают им поддержку и помощь.

Кроме того, в случае возникновения спорных ситуаций при представлении документов в налоговые органы именно оператор выступает в качестве третьей независимой стороны. Если же оператором будет, например, ФНС, то как обеспечить независимость и объективность?

Могут ли обменивающиеся компании сами выступать в качестве операторов электронного документооборота?

Услуги обмена электронными документами — это такой же сервис, как, например, телефонная связь. Когда компания хочет обеспечить свой офис телефонной связью, она обращается к специалистам в этой сфере — телефонному оператору. Логика проста: чтобы обеспечивать сервис на должном уровне, нужно, чтобы данный вид деятельность был профильным для компании. Особенно, учитывая, что речь идет не только об обеспечении собственных нужд, но и обслуживании контрагентов. Как уже говорилось выше, обеспечение сервиса ЭДО — это бизнес, требующий значительных технических, финансовых и профессиональных ресурсов.

Чтобы перейти на юридически значимый электронный документооборот через оператора, компании нужно подписать только одно соглашение об обмене электронными документами — между ней и оператором. В случае самостоятельной организации документооборота все будет по-другому. Так, если электронными документами обмениваются пять компаний, то им необходимо подписать 10 соглашений между собой.

При этом необходимо обеспечивать совместимость внутренних систем, бесперебойность работы, соответствующую техническую поддержку и т д.

О функциях операторов электронного документооборота.

На данный момент на территории Российской Федерации легально работают 94 оператора ЭДО

Об электронном документообороте с момента внедрения этого понятия в повседневную жизнь не писал только ленивый. Неоднократно разъяснялся и принцип работы с электронными документами, и степень ответственности операторов ЭДО, которые берут на себя ответственность за обмен конфиденциальной информацией и данными, представляющими коммерческий интерес.

Помнится, мы даже подсчитывали, сколько же операторов электронного документооборота числится в официальном реестре Федеральной налоговой службы, попутно объясняя, почему документооборотом в таком формате не могут заниматься все желающие.

Однако пришло время поговорить о том, как выбирать своего оператора ЭДО и на что обращать внимание при изучении условий, предлагаемых вам.

Рост на лицо!

По статистике, каждый квартал количество предпринимателей и компаний, которые предпочли обмениваться электронными документами , а не их бумажными аналогами, вырастает в полтора раза. Естественно, удовлетворить растущие потребности одному оператору просто не под силу. В данный момент на территории России легально работают 94 оператора. Они внесены в реестр налоговиков и действуют на законных основаниях.

Проблемой для потенциального клиента становится выбор. И в самом деле, сориентироваться в таком количестве поставщиков популярной услуги непросто.

Специалисты, давно и внимательно наблюдающие за развитием этого сегмента рынка, отмечают, что самый правильный выбор оператора ЭДО можно сделать, основываясь на семи основных критериях, которые мы и рассмотрим ниже.

Клиентское приложение и его возможности

Выбирая подходящего оператора, ознакомьтесь с возможностями предлагаемого им клиентского предложения, своеобразного аналога электронной почты. Вы должны иметь возможность:

• Обмениваться любыми типами формализованных и неформализованных электронных документов.
• Знакомиться с содержимым документов в интерфейсе без выгрузки в другие приложения.
• Визировать документы подписями нескольких сотрудников или отказывать в подписи.
• Выводить на печать документы со штампом оператора.
• Архивировать документацию на личный ПК или в электронный архив вместе со всем набором сопутствующих технологических документов, сформированных при передаче.
• Аннулировать ранее внесенные данные или вовсе отзывать документ.
• Облегчить поиск нужного документа в архиве.
• Параллельно совершать несколько действий.

Каждый из пунктов имеет ключевое значение для дальнейшей продуктивной и комфортной работы, так как без них вы не сможете решить даже самые простые задачи электронного документооборота.

В качестве приятного дополнения вам могут предложить:

1. Возможность согласования документов внутри организации.
2. Автоматический поиск контрагентов и приглашение их к обмену электронными документами.
3. Оперативная передача отдельных документов и пакетов в Налоговую службу по мере необходимости.

Интеграция с системами учета

Веб-интерфейс удобен только при работе с небольшими объемами документации. Однако когда речь заходит об электронном документообороте, подразумевающем большой и регулярный поток данных, у пользователей должна быть возможность встроить систему ЭДО в свою учетную систему. Прежде, чем сделать выбор оператора ЭДО, неплохо было бы узнать, а как он решает эту задачу.

Если его система интегрируется с учетными системами, значит, у вас не будет проблем с любыми объемами документооборота.

Еще лучше, если ваш оператор сотрудничает с разработчиком используемой системы учета и другими.

Интеграция возможна даже в том случае, если вы используете нестандартную систему учета. Правда, в этом случае, она производится средствами API, предоставляемыми оператором.

Не забудьте уточнить, насколько отзывчивой является служба технической поддержки выбранного вами оператора. От этого будет зависеть оперативность устранения разного рода недоразумений. Чем больше вариантов связи — тем лучше.

Сегодня при организации межкорпоративного электронного документооборота (ЭДО) у бизнеса есть выбор: воспользоваться услугами операторов, либо выстроить работу по обмену документами с контрагентами самостоятельно, обмениваясь напрямую. Из-за этой двойственности в интернете часто можно встретить много разных мнений, например таких: «операторы электронного документооборота абсолютно не нужны, пятое колесо в телеге», «требование законодательства об обязательном выставлении электронных счетов-фактур через операторов ЭДО не оправдано», «через операторов ФНС получит доступ ко всем документам бизнеса» и т.д. и т.п.

Что это? Незнание или просто непринятие нового, а, может быть, операторы – это надуманная потребность? Давайте разбираться, кто же такие операторы ЭДО, и какие функции они выполняют.

Начнем, пожалуй, с требований законодательства. В первую очередь, обратимся к определению понятия «оператор электронного документооборота». В Приказе ФНС от 20.04.2012 г. N MMB-7-6/253@ находим: «оператор электронного документооборота – организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде с использованием электронной подписи». Интересен тот факт, что это не единственное определение, содержащееся в нормах законодательства. В Постановлении Правительства от 26.12.2011 N 1137 под оператором электронного документооборота понимается организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем.

Определения имеют некоторые различия, но абсолютно схожи в том, что операторы призваны обеспечивать электронный документооборот счетами-фактурами. Закрепить такую немаловажную функцию в определении недостаточно, в подтверждение чему, находим пп. 1.3 главы 1 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011г. N 50н , согласно которому выставление и получение электронных счетов-фактур должно осуществляться через операторов электронного документооборота. Выходит, выставлять электронные счета-фактуры напрямую запрещено требованиями законодательства. И это правильно. В данной ситуации оператор выступает третьим, незаинтересованным лицом, которое всегда сможет подтвердить факт передачи любого документа. Это бывает крайне необходимо в спорных ситуациях.

Кто такие операторы и почему законодательство требует производить обмен электронными счетами-фактурами исключительно с помощью их услуг понятно. Давайте теперь поговорим, какие преимущества получают компании, пользующиеся услугами операторов, в отличие от организаций самостоятельно выстраивающих внешний обмен.

1. Любые документы в электронном виде

Ассоциировать операторов только с электронными счетами-фактурами крайне неправильно. Сегодня разрабатываются и другие форматы электронных документов, что позволит со временем окончательно отказаться от бумаги. Так, уже есть рекомендуемые ФНС РФ форматы товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ/услуг (Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 г. N MMB-7-6/172@). В целом, через оператора можно обмениваться любыми электронными документами, главное, чтобы у вас и ваших контрагентов были совместимые технические средства для отображения документов и электронных подписей (п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ).

2. Подключение к Регламенту обмена

Существует ошибочное мнение, что оператор выступает исключительно в роли транспорта, и больше ничего не делает. Разумеется, это не так. Операторы ЭДО решают за абонента целый ворох забот, в том числе, организационных.

Например, подключившись к оператору ЭДО, вы один раз присоединяетесь к Регламенту обмена и можете осуществлять легитимный обмен без дополнительных соглашений. В то время, как при обмене напрямую, прежде всего, вам придется подписать договор о начале межкорпоративного взаимодействия «каждый с каждым». При наличии более 100 контрагентов такой вариант взаимодействия многократно увеличивает издержки. И это при том, что обмен еще не начат.

3. Работа из разных КИС

Каждый ваш контрагент работает в какой-то своей корпоративной информационной системе, и он бы хотел получать и отправлять документы, не выходя из нее, не меняя ее привычный вид и просто не усложнять себе жизнь. Опять неудобства, разногласия, проблемы, которые надо решать самостоятельно, что, скорее всего, потребует немалых сил и времени. Операторы готовы предоставлять интеграционные решения для разных информационных систем. Если в компании нет информационной системы, то оператор предложит работу с помощью веб-клиента, внешний вид которого очень схож с почтовым сервисом.

4. Хранение

Наладить работу отправки и приема электронных документов – полбеды, спустя некоторое время остро встанет вопрос хранения документов, и не просто, а с сохранением их юридической силы. Сегодня практически все операторы ЭДО предлагают услуги архивного хранения документов, обладающих юридической силой, на своей стороне.

5. Поддержка

При выстраивании любых процессов происходит столкновение с трудностями, возникают вопросы, которые надо решать незамедлительно. Подключаясь к оператору, по всем вопросам в любое время вы сможете обратиться в техподдержку сервиса, сотрудники которой профессионалы своего дела.

6. Взаимодействие с ФНС

Если вас кто-то пытается убедить, что ФНС РФ получит доступ к вашим документам при подключении к оператору, он сильно заблуждается. Операторы электронного документооборота не представляют документы в государственные органы, по законодательству РФ у них нет таких обязательств.

С появлением электронного документооборота порядок истребования документов не изменился, то есть инспекторы ФНС РФ, как и прежде, могут получить документы только от налогоплательщика после направления ему требования.

Порядок истребования электронных документов утвержден Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 N MMB-7-2/168@ . В указанном нормативно-правовом акте также содержатся нормы, регулирующие порядок представления документов в налоговые органы в электронном виде.

7. Качество

Когда говорят, что для получения и отправки электронных документов, подписанных электронной подписью, можно использовать обычную электронную почту – это правда. Но, согласитесь, если в компании понадобилось организовать телефонную связь или, например, наладить электричество, никто не стремиться сделать это самостоятельно. Все приглашают специально обученных людей, способных оказывать необходимые услуги и каждый занимается своим делом. Специалисты организовывают, настраивают, сопровождают – вы работаете.

Аналогично и с операторами ЭДО. Они предлагают вам услуги, оставляя право выбора за вами, вы пользуетесь. И совершенно понятно, что за любые услуги надо платить. Стоимость отправки электронных документов зачастую зависит от их количества. Чем больше отправлений, тем меньше цена за каждый документ. Также операторы предлагают различные тарифные планы, которые можно гибко подстроить под конкретного абонента. Некоторые, например, в рамках пилотного проекта дают возможность обмениваться документами абсолютно бесплатно.

8. Развитие технологий

При обмене напрямую вы никогда не сможете угнаться за стремительным развитием технологий и поддержкой качества связи между организациями. В то время как операторы не могут позволить себе просто стоять на месте. Постоянное развитие и улучшение качества услуг дает преимущества в конкурентной борьбе.

9. Изменения законодательства

Уследить за всеми изменениями законодательства самостоятельно тоже не так-то просто, мало следить – необходимо выполнять все требования, которые предъявляют нормативные правовые акты. Операторы всегда своевременно уведомят обо всех изменениях и в обязательном порядке выстраивают свою работу в соответствии с требованиями законодательства.

Подводя итог, хочется заметить, что число спорных вопросов и заблуждений становится все меньше. Законодательство, конкретная бизнес-практика и развитие самих операторов делают внешний электронный документооборот доступным, понятным, прозрачным. И со временем у пользователей окончательно отпадут последние сомнения в том, что операторы электронного документооборота действительно быстро и качественно решают множество организационных вопросов в области межкорпоративного взаимодействия. Это фактически целая отрасль сервисных услуг, пренебрегать которой – по меньшей мере, недальновидно.