Утверждаю
_______________________________
(инициалы, фамилия)
_________________________________ _______________________________
(наименование работодателя, (руководитель, иное лицо,
_________________________________ _______________________________
его организационно-правовая уполномоченное утверждать
_________________________________ _______________________________
форма, адрес, телефон, адрес должностную инструкцию)
_________________________________
электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП) "____"_________________ ____ г.
"____"___________ ____ г. N _____ М.П.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
начальника отдела документационного обеспечения
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника отдела документационного обеспечения (далее - "Работник").
1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.
1.3. Работник подчиняется непосредственно _______________ Организации.
1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности "Экономика и управление" и стаж работы на АС по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет.
1.5. Работник должен знать:
Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, методические и нормативные документы по организации делопроизводства;
Организацию планирования и оперативного управления производством;
Организационную структуру управления АС, производственные и функциональные связи между подразделениями АС;
Организацию делопроизводства;
Порядок разработки и требования к оформлению технической и служебной документации;
Требования к организации работы с персоналом на АС;
Основы экономики, организации производства, труда и управления;
Основы трудового законодательства;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила по охране труда и пожарной безопасности.
1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на _______________.
1.7. В подчинении Работника находятся: ________________________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Работник:
2.1. Осуществляет руководство организацией, контролем и реализацией мер по документационному обеспечению управления атомной станцией (АС).
2.2. Обеспечивает совершенствование форм и методов работы с документами, соблюдение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с установленным порядком и действующими нормативами.
2.3. Принимает меры по сокращению количества форм документов и оптимизации документооборота, разработке и внедрению нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, прогрессивных технологий.
2.4. Осуществляет унификацию систем документации и документооборота с учетом возможности их машинной обработки.
2.5. Руководит работой по приему, регистрации, учету, хранению, оперативному поиску документов и их доставке, а также работой архива АС.
2.6. Обеспечивает выдачу документированной информации, копирование и размножение документов.
2.7. Осуществляет контроль состояния делопроизводства в подразделениях АС.
2.8. Организует работу по подготовке и поддержанию квалификации персонала отдела документационного обеспечения.
2.9. Руководит работниками отдела документационного обеспечения.
3.1. Работник имеет право:
На предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;
На предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;
На предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;
На профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
На получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающихся его деятельности;
На взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;
Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Работник несет ответственность за:
4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.
4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.
Должностная инструкция разработана на основании _______________________ __________________________________________________________________________. (наименование, номер и дата документа) Руководитель структурного подразделения _____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) "__"___________ ____ г. Согласовано: юридическая служба _____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) "__"___________ ____ г. С инструкцией ознакомлен: (или: инструкцию получил) _____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) "__"___________ ____ г.
Приложение 3 к п. 1.5 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Общие положения
1.1. Начальник отдела документационного обеспечения (далее - отдел, ОДО) является должностным лицом таможенного органа. В соответствии со ст. 5 Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской Федерации" и Общим перечнем должностей сотрудников, утвержденным Приказом ГТК России от 02.04.2001 N 327, начальник отдела относится к группе старшего начальствующего состава.
1.2. В соответствии с должностью начальнику ОДО присваиваются следующие специальные звания: майор таможенной службы, подполковник таможенной службы, полковник таможенной службы.
1.3. На должность начальника ОДО назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, стаж службы (работы) не менее 3-х лет в таможенных органах, в качестве военнослужащего, в должности государственного служащего.
1.4. Начальник ОДО непосредственно подчиняется начальнику таможенного органа.
1.5. Начальник ОДО в своей работе руководствуется Таможенным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "О службе в таможенных органах Российской Федерации", Трудовым кодексом Российской Федерации, правовыми актами Федеральной таможенной службы, приказами, распоряжениями, инструкциями таможенного органа, положениями о таможенном органе и ОДО, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, а также настоящей инструкцией.
1.6. Начальник ОДО назначается на должность и освобождается от занимаемой должности в соответствии с установленным в таможенном органе порядком.
1.7. Начальнику ОДО непосредственно подчинены должностные лица отдела.
1.8. На время отсутствия начальника ОДО его обязанности переходят к заместителю начальника отдела, а в период их отсутствия - должностному лицу отдела, назначенному приказом таможенного органа исполняющим обязанности начальника ОДО.
2. Права
2.1. В целях осуществления своих функций начальник ОДО имеет право:
знакомиться в установленном порядке с поступающими в таможенный орган законодательными и иными актами, а также организационно-распорядительными документами Федеральной таможенной службы и таможенного органа;
получать для ознакомления и использования в работе от подразделений таможенного органа, а также подведомственных таможенных органов необходимые для осуществления и реализации функций ОДО документы, информационно-аналитические и цифровые материалы;
получать и использовать в работе консультации и официальные заключения у специалистов подразделений таможенного органа, подведомственных таможенных органов по вопросам, требующим специальных знаний;
принимать участие в расширенных заседаниях коллегии, совещаниях, конференциях и др. мероприятиях, проводимых таможенным органом;
пользоваться в установленном порядке ведомственными информационными системами;
поручать должностным лицам ОДО работу по реализации задач, стоящих перед отделом, и требовать ее неукоснительного исполнения;
вносить в установленном порядке представления о присвоении квалификационных разрядов должностным лицам ОДО, об их назначении на вышестоящие должности, перемещении и аттестации;
вносить начальнику таможенного органа предложения о поощрении или наложении взысканий в отношении должностных лиц ОДО или таможенного органа, допустивших нарушения;
контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в таможенном органе;
возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил;
осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных органах;
подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью ОДО;
вносить начальнику таможенного органа предложения по совершенствованию деятельности ОДО и таможенного органа в целом, включая предложения по кадровым вопросам; принимать участие в работе по подбору и расстановке сотрудников (работников) делопроизводства структурных подразделений;
вносить руководству таможенного органа предложения по обеспечению должностных лиц ОДО материально-техническими ресурсами, в частности компьютерной техникой, необходимыми для исполнения ими функциональных обязанностей;
участвовать в конкурсах на замещение вакантных должностей в таможенных органах:
знакомиться со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело.
2.2. Начальник ОДО в процессе работы взаимодействует:
со всеми структурными подразделениями таможенного органа и подведомственных таможенных органов по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству таможенного органа документов, использования служебной информации;
с правовой службой по вопросам подготовки проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и др. документов;
с кадровой службой по вопросам подбора, приема, увольнения, расстановки кадров отдела, повышения квалификации должностных лиц ОДО подведомственных таможенных органов;
с тыловой службой по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами.
2.3. Начальник ОДО имеет также права, предусмотренные ст. 16 Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской Федерации" и заключенным контрактом.
3. Обязанности
3.1. В целях реализации задач, возложенных на отдел, начальник ОДО обязан:
соблюдать требования Дисциплинарного устава таможенной службы Российской Федерации;
осуществлять непосредственное руководство деятельностью ОДО;
планировать деятельность ОДО и представлять проекты планов на утверждение руководству таможенного органа;
координировать работу по подготовке мероприятий, проводимых таможенным органом по вопросам компетенции ОДО;
разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности ОДО, готовить предложения по совершенствованию его структуры;
координировать работу должностных лиц ОДО с целью своевременного, качественного, эффективного выполнения возложенных на отдел функций; распределять обязанности между должностными лицами ОДО в соответствии с их должностными инструкциями, а также деловыми качествами;
обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документации;
обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству таможенного органа;
обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа;
обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных ему таможенных органах, оказывать им организационную и методическую помощь;
организовывать обеспечение размножения и копирования документов таможенного органа;
обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности таможенного органа, для передачи на государственное хранение;
принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);
руководить разработкой методических документов по ведению делопроизводства в таможенном органе и подведомственных таможенных органах, а также сводной номенклатуры дел таможенного органа;
осуществлять контроль за деятельностью архива таможенного органа;
участвовать в подготовке и проведении плановых, внеплановых проверок подведомственных таможенных органов по вопросам документационного обеспечения управления и обеспечивать участие должностных лиц ОДО в осуществлении указанных проверок;
анализировать результаты осуществленных проверок; готовить предложения о мерах по устранению причин и условий, способствовавших возникновению недостатков;
повышать свой профессиональный уровень, необходимый для исполнения должностных обязанностей;
проводить воспитательную и профилактическую работу с должностными лицами ОДО;
обеспечивать соблюдение должностными лицами ОДО трудовой дисциплины.
3.2. Начальник ОДО выполняет также обязанности, предусмотренные ст. 17 Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской Федерации" и заключенным контрактом.
4. Ответственность
4.1. Начальник ОДО несет персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей, установленных ст. 17 Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской Федерации" и настоящей инструкцией.
4.2. За нарушение начальником ОДО служебной дисциплины на него налагаются дисциплинарные взыскания в соответствии со ст. 29 Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской Федерации" и ст. 23 Дисциплинарного устава таможенной службы Российской Федерации.
Начальник отдела делопроизводства руководит работой сотрудников данного структурного подразделения, рационально распределяет полномочия и поставленные задачи, определяет степень ответственности, следит за выполнением подчиненными своих должностных обязанностей;2.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции;2.3. Обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения поставленных задач, своевременную рассылку служебной документации;2.4. Участвует в подготовке проводимых руководством совещаний, рабочих групп, и обеспечивать их материальное и техническое обслуживание; 2.5. Контролирует обеспечение структурного подразделения оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами; 2.6. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в Компании; 2.7.
Создавать подчиненным условия для высокоэффективной работы.
2.1.19. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.
2.1.20. Консультировать заместителя директора по вопросам организации работы отдела делопроизводства и системы делопроизводства предприятия в целом.
2.1.21. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное представление заместителю директора аналитических материалов по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
2.1.22. … (иное — указать конкретно). 3.
Права. 3.1. Начальник отдела делопроизводства имеет право: 3.1.1.
Инфо
Принимать обоснованные решения по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
Внимание
Давать сотрудникам отдела делопроизводства указания и поручения по вопросам организации документационного обеспечения управления, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.
— должностная инструкция начальника отдела делопроизводства
АС, производственные и функциональные связи между подразделениями АС; - порядок разработки и требования к оформлению технической и служебной документации; - требования к организации работы с персоналом на АС; - основы экономики, организации производства, труда и управления; - основы трудового законодательства; - правила внутреннего трудового распорядка; - правила по охране труда и пожарной безопасности.
1671.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.
1671.3 Переименование, ликвидация должности Руководителя группы, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.
Примерная должностная инструкция начальника отдела делопроизводства
Обеспечивает взаимодействие сотрудников группы с сотрудниками ГАО АдмО, с сотрудниками других подразделений в рамках выполнения функций группы. 1672.2.11 Готовит проекты СЗ, приказов и распоряжений по вопросам деятельности группы, визирует документы, исходящие из группы. 1672.2.12 Участвует в работе ВРГ, в проектных работах по вопросам, связанным с функциями группы, с их оптимизацией и автоматизацией. Участвует в работе по внедрению системы электронного документооборота в Компании.
1672.2.13 Оказывает консультационную поддержку сотрудникам Компании по вопросам, относящимся к функциям группы, проводит, в случае необходимости, их обучение. 1672.2.14
Выполняет задания, поручения Начальника АдмО, Заместителя генерального директора по персоналу в рамках деятельности группы.
Должностная инструкция руководителя группы документооборота и регламентации
Взаимодействует по направлениям своей работы с руководителями структурных подразделений Компании;2.8.
Организовывает работу по архивации документов Компании на бумажных носителях; 2.9.
Повышает свой профессиональный уровень с отрывом (или без отрыва) от основной работы; 2.10.
Соблюдает установленные в Компании правила внутреннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в структурное подразделение. 3. Должностные функции3.1. Направления деятельности1. Контроль за деятельностью подчиненных сотрудников: — специалист отдела делопроизводства 3.2. Должностные функции 1. Контролирует работу сотрудников отдела делопроизводства, вносит замечания и предложения для более эффективной работы.
Следит за выполнением поставленных задач; 3.3. Приказы и распоряжения1.
На основании соответствующих распоряжений начальник готовит проекты приказов и распоряжений.2.
Требования к работнику при приеме на работу Общие обязательные требования 7.1 Образование Высшее 7.2 Опыт работы От 1 года в области делопроизводства 7.3 Профессиональные навыки Навыки информационной и аналитической работы, знание документооборота Специальные требования 7.4 Знание специального ПО, технических систем Опытный пользователь MS Office.
7.5 Знание нормативной документации Знание ГОСТов, касающихся делопроизводства и документационного обеспечения управления. 7.6
Владение методиками Знание основ разработки и формирования нормативных и распорядительных документов.
Права Руководитель группы имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей: 5.1 Давать распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными ему работниками, давать методические указания и разъяснения сотрудникам XXX в рамках своих функциональных обязанностей.
Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.
5.3 Направлять руководителям структурных подразделений Компании, по согласованию с Начальником АдмО, обязательные для исполнения уведомления об устранении нарушений требований ВНД по вопросам делопроизводства, регламентации и делегирования полномочий. 5.4 Участвовать в подборе и расстановке кадров по своей деятельности. 5.5 Ходатайствовать о применении поощрений или взысканий к непосредственным подчиненным по итогам проделанной работы.
Должностная инструкция руководителя документооборота уметь на практике
- Должностная инструкция руководителя документооборота уметь на практике
- Должностная инструкция руководителя группы документооборота и регламентации
- Производственный календарь
- Должностная инструкция начальника (руководителя) отдела документационного обеспечения
- Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства
- Должностная инструкция руководителя практик
Должностная инструкция руководителя документооборота уметь на практике 1.3.
Работник подчиняется непосредственно Организации. 1.4.
На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности «Экономика и управление» и стаж работы на АС по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет.
Руководитель учебной практики относится к профессионально-квалификационной группе должностей профессорско-преподавательского состава и руководителей структурных подразделений первого квалификационного уровня (Приказ Минздравсоцразвития России от 05.05.2008 N 217н) 1 . 1 Для должностной инструкции работника бюджетного учреждения. 1.8. . 2. Функции 2.1. Обеспечение проведения практики. 2.2. Определение стратегии цели и задач практики. 3.
Должностные обязанности Руководитель учебной практики исполняет следующие обязанности: 3.1.
Организует подготовку и обеспечивает проведение учебной практики в соответствии с уставом образовательного учреждения и положением о практике. 3.2.
Словарь специальных терминов и сокращений Термин, сокращение Определение термина, сокращения 8.1 АдмО Административный отдел 8.2 ГП Головное предприятие «XXX » 8.3 ГР ЕСС Группа развития единой системы справочников 8.4 ВНД Внутренние нормативные документы 8.5 Компания XXX Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица. 618 Лист ознакомления С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности.
Осуществляет руководство организацией, контролем и реализацией мер по документационному обеспечению управления атомной станцией (АС). 2.2. Обеспечивает совершенствование форм и методов работы с документами, соблюдение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с установленным порядком и действующими нормативами. 2.3. Принимает меры по сокращению количества форм документов и оптимизации документооборота, разработке и внедрению нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, прогрессивных технологий. 2.4. Осуществляет унификацию систем документации и документооборота с учетом возможности их машинной обработки. 2.5.
Приложение 3
к п. 1.5 Типовой
инструкции
по делопроизводству и
работе
архива в таможенных органах
(региональных таможенных управлениях,
таможнях, таможенных постах)
ПРИМЕРНАЯ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА
ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Общие положения
1.1. Начальник отдела документационного
обеспечения (далее - отдел, ОДО) является
должностным лицом таможенного органа. В
соответствии со ст. 5 Федерального закона "О
службе в таможенных органах Российской
Федерации" и Общим перечнем должностей
сотрудников, утвержденным Приказом ГТК
России от 02.04.2001 No. 327, начальник отдела
относится к группе старшего
начальствующего состава.
1.2. В
соответствии с должностью начальнику ОДО
присваиваются следующие специальные
звания: майор таможенной службы,
подполковник таможенной службы, полковник
таможенной службы.
1.3. На должность
начальника ОДО назначается лицо, имеющее
высшее профессиональное образование, стаж
службы (работы) не менее 3-х лет в таможенных
органах, в качестве военнослужащего, в
должности государственного служащего.
1.4. Начальник ОДО непосредственно
подчиняется начальнику таможенного
органа.
1.5. Начальник ОДО в своей работе
руководствуется Таможенным кодексом
Российской Федерации, Федеральным законом
"О службе в таможенных органах Российской
Федерации", Трудовым кодексом Российской
Федерации, правовыми актами Федеральной
таможенной службы, приказами,
распоряжениями, инструкциями таможенного
органа, положениями о таможенном органе и
ОДО, типовой инструкцией по
делопроизводству и работе архива в
таможенных органах, а также настоящей
инструкцией.
1.6. Начальник ОДО
назначается на должность и освобождается
от занимаемой должности в соответствии с
установленным в таможенном органе
порядком.
1.7. Начальнику ОДО
непосредственно подчинены должностные
лица отдела.
1.8. На время отсутствия
начальника ОДО его обязанности переходят к
заместителю начальника отдела, а в период
их отсутствия - должностному лицу отдела,
назначенному приказом таможенного органа
исполняющим обязанности начальника ОДО.
2. Права
2.1. В целях осуществления своих
функций начальник ОДО имеет право:
знакомиться в установленном порядке с
поступающими в таможенный орган
законодательными и иными актами, а также
организационно-распорядительными
документами Федеральной таможенной службы
и таможенного органа;
получать для
ознакомления и использования в работе от
подразделений таможенного органа, а также
подведомственных таможенных органов
необходимые для осуществления и реализации
функций ОДО документы,
информационно-аналитические и цифровые
материалы;
получать и использовать в
работе консультации и официальные
заключения у специалистов подразделений
таможенного органа, подведомственных
таможенных органов по вопросам, требующим
специальных знаний;
принимать участие
в расширенных заседаниях коллегии,
совещаниях, конференциях и др.
мероприятиях, проводимых таможенным
органом;
пользоваться в установленном
порядке ведомственными информационными
системами;
поручать должностным лицам
ОДО работу по реализации задач, стоящих
перед отделом, и требовать ее
неукоснительного исполнения;
вносить в
установленном порядке представления о
присвоении квалификационных разрядов
должностным лицам ОДО, об их назначении на
вышестоящие должности, перемещении и
аттестации;
вносить начальнику
таможенного органа предложения о поощрении
или наложении взысканий в отношении
должностных лиц ОДО или таможенного органа,
допустивших нарушения;
контролировать
и требовать выполнение установленных
правил работы с документами в таможенном
органе;
возвращать исполнителям
документы и требовать их доработки в случае
нарушения установленных правил;
осуществлять проверки организации
делопроизводства в структурных
подразделениях таможенного органа и в
подведомственных таможенных органах;
подписывать и визировать документы,
связанные с деятельностью ОДО;
вносить
начальнику таможенного органа предложения
по совершенствованию деятельности ОДО и
таможенного органа в целом, включая
предложения по кадровым вопросам;
принимать участие в работе по подбору и
расстановке сотрудников (работников)
делопроизводства структурных
подразделений;
вносить руководству
таможенного органа предложения по
обеспечению должностных лиц ОДО
материально-техническими ресурсами, в
частности компьютерной техникой,
необходимыми для исполнения ими
функциональных обязанностей;
участвовать в конкурсах на замещение
вакантных должностей в таможенных
органах:
знакомиться со всеми
материалами своего личного дела, отзывами о
своей деятельности и другими документами
до внесения их в личное дело.
2.2.
Начальник ОДО в процессе работы
взаимодействует:
со всеми структурными
подразделениями таможенного органа и
подведомственных таможенных органов по
вопросам ведения делопроизводства,
организации контроля и проверки исполнения
документов, подготовки и представления
необходимых руководству таможенного
органа документов, использования служебной
информации;
с правовой службой по
вопросам подготовки проектов приказов,
распоряжений, инструкций, положений и др.
документов;
с кадровой службой по
вопросам подбора, приема, увольнения,
расстановки кадров отдела, повышения
квалификации должностных лиц ОДО
подведомственных таможенных органов;
с
тыловой службой по вопросам обеспечения
средствами оргтехники, бланками документов
и канцтоварами.
2.3. Начальник ОДО имеет
также права, предусмотренные ст. 16
Федерального закона "О службе в таможенных
органах Российской Федерации" и
заключенным контрактом.
3. Обязанности
3.1. В целях реализации задач, возложенных
на отдел, начальник ОДО обязан:
соблюдать требования Дисциплинарного
устава таможенной службы Российской
Федерации;
осуществлять
непосредственное руководство
деятельностью ОДО;
планировать
деятельность ОДО и представлять проекты
планов на утверждение руководству
таможенного органа;
координировать
работу по подготовке мероприятий,
проводимых таможенным органом по вопросам
компетенции ОДО;
разрабатывать и
организовывать проведение мероприятий по
улучшению деятельности ОДО, готовить
предложения по совершенствованию его
структуры;
координировать работу
должностных лиц ОДО с целью своевременного,
качественного, эффективного выполнения
возложенных на отдел функций; распределять
обязанности между должностными лицами ОДО
в соответствии с их должностными
инструкциями, а также деловыми
качествами;
обеспечивать
осуществление своевременного приема,
регистрации, учета, хранения и рассылки
поступающей, исходящей и внутренней
корреспонденции, оперативного поиска и
выдачи информации по документации;
обеспечивать своевременное рассмотрение и
проверять качество оформления документов,
представляемых для доклада и на подпись
руководству таможенного органа;
обеспечивать организацию контроля за
своевременным исполнением документов в
соответствии с резолюциями руководства
таможенного органа;
обеспечивать
соответствующий режим доступа к документам
и использования информации, содержащейся в
них;
осуществлять контроль за
организацией документационного
обеспечения и методическое руководство
работой с документами в структурных
подразделениях таможенного органа и
подведомственных ему таможенных органах,
оказывать им организационную и
методическую помощь;
организовывать
обеспечение размножения и копирования
документов таможенного органа;
обеспечивать единый порядок отбора, учета,
сохранности, качества обработки
документов, образующихся в деятельности
таможенного органа, для передачи на
государственное хранение;
принимать
участие в разработке и внедрении новых
технологических процессов работы с
документами, постановке задач,
проектировании и совершенствовании
автоматизированных информационных систем
и технологий (с учетом применения средств
вычислительной техники);
руководить
разработкой методических документов по
ведению делопроизводства в таможенном
органе и подведомственных таможенных
органах, а также сводной номенклатуры дел
таможенного органа;
осуществлять
контроль за деятельностью архива
таможенного органа;
участвовать в
подготовке и проведении плановых,
внеплановых проверок подведомственных
таможенных органов по вопросам
документационного обеспечения управления
и обеспечивать участие должностных лиц ОДО
в осуществлении указанных проверок;
анализировать результаты осуществленных
проверок; готовить предложения о мерах по
устранению причин и условий,
способствовавших возникновению
недостатков;
повышать свой
профессиональный уровень, необходимый для
исполнения должностных обязанностей;
проводить воспитательную и
профилактическую работу с должностными
лицами ОДО;
обеспечивать соблюдение
должностными лицами ОДО трудовой
дисциплины.
3.2. Начальник ОДО выполняет
также обязанности, предусмотренные ст. 17
Федерального закона "О службе в таможенных
органах Российской Федерации" и
заключенным контрактом.
4.
Ответственность
4.1. Начальник ОДО несет
персональную ответственность за
неисполнение или ненадлежащее выполнение
обязанностей, установленных ст. 17
Федерального закона "О службе в таможенных
органах Российской Федерации" и настоящей
инструкцией.
4.2. За нарушение
начальником ОДО служебной дисциплины на
него налагаются дисциплинарные взыскания в
соответствии со ст. 29 Федерального закона "О
службе в таможенных органах Российской
Федерации" и ст. 23 Дисциплинарного устава
таможенной службы Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в
соответствии с требованиями Приказа ГТК
России от 29.11.2002 No. 1277.
